Dépenses entreprise : 6 raisons de choisir une carte corporate
- janvier 18, 2024
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Vous le savez sûrement déjà, optimiser la gestion des dépenses d’entreprise est cruciale pour la performance d’une société.
Elle permet de limiter les fuites de rentabilité et de favoriser la productivité des collaborateurs. Il est donc essentiel de trouver des solutions efficaces et pratiques.
Une option couramment utilisée par de nombreuses organisations est l’utilisation d’une carte corporate. Cette dernière permet d’éviter les abus, de simplifier le processus de gestion, mais aussi de réduire le délai de remboursement des collaborateurs.
Dans cet article, nous vous expliquons les 6 raisons de choisir une carte corporate pour mieux gérer vos dépenses entreprise.
Sommaire de l’article
1. Contrôler les dépenses entreprise
Une carte corporate est avant tout une carte de débit d’entreprise émise au nom de la société et attribuée à un collaborateur ou un service. Elle permet aux salariés de régler leurs dépenses professionnelles ou leurs déplacements.
Ces cartes sont le plus souvent paramétrables : plafonds de dépense, jour ou heure d’utilisation, et autres variables.
Elles permettent de contrôler les dépenses d’entreprise sur 3 piliers :
- Limiter les dépenses excessives
- Éviter les abus
- Faire appliquer sans risque la politique de dépense mise en place dans votre organisation
Par ailleurs, les transactions peuvent être suivies en temps réel par les managers et les équipes comptables.
2. Sécuriser les transactions
Une carte bancaire corporate offre des mesures de sécurité avancées pour protéger vos dépenses professionnelles.
Elle peut inclure des fonctionnalités telles que la surveillance en temps réel des transactions, la prévention de la fraude et la possibilité de désactiver rapidement une carte en cas de perte ou de vol.
De plus, les transactions effectuées avec une carte corporate sont généralement couvertes par des garanties de responsabilité limitée, offrant ainsi une protection supplémentaire à votre entreprise.
À savoir
Selon l’Observatoire de la sécurité des moyens de paiement (OSMP), le nombre de cartes victimes de fraudes et de blocages a connu une baisse notable de 10% en 2021, soit un total de 1,3 million de cartes touchées. Cette étude positionne désormais la fraude sur les cartes bancaires derrière celle liée aux paiements par chèques.En revanche, il est essentiel de rester vigilant concernant les paiements en ligne, car ils demeurent la principale source de fraude liée à l’utilisation de cartes bancaires (notamment via le « Phishing »).
Il est primordial de sensibiliser les collaborateurs sur l’importance cruciale de protéger leurs données de paiement.
3. Suivi simplifié des dépenses
Ce n’est un secret pour personne, la gestion des dépenses d’entreprise peut rapidement devenir une véritable corvée, chronophage et sans valeur ajoutée tant pour le collaborateur que pour les équipes comptables.
Pourquoi ?
Parce qu’une fois la dépense effectuée il faut en garder la trace, conserver les reçus, réaliser des notes de frais…
Avec une carte corporate et des solutions complètes comme celle de Mooncard par exemple, l’ensemble du processus de gestion de la dépense peut être automatisé.
Toutes les transactions sont accessibles au même endroit, ainsi que les justificatifs numérisés, ce qui facilite grandement la gestion et la comptabilisation des dépenses d’entreprise.
C’est pourquoi, lorsque l’on décide de mettre en place ce type de moyen de paiement il est important de repenser l’ensemble du processus .
4. Simplifier le processus de remboursement
La bonne gestion du remboursement des dépenses engagées est essentielle car il ne faut pas oublier que les collaborateurs engagent leurs fonds propres.
Tout retard dans le remboursement peut non seulement avoir une incidence sur leur trésorerie mais également sur leur relation avec l’entreprise et leur activité.
L’utilisation d’une carte corporate réduit considérablement la gestion des dépenses d’entreprise et donc le délai de remboursement pour les frais engagés par les collaborateurs, en limitant les allers retours pour cause de justificatifs manquants par exemple.
Le gain de temps pour les équipes administratives peut être considérable.
À noter
Il existe deux types de carte bancaire corporate :- Les cartes « débit collaborateur ». Elles sont proposées par l’entreprise mais débitent le compte personnel du collaborateur qui avance les fonds pour les dépenses, puis se fait rembourser.
- Les cartes « débit compte entreprise ». Elles débitent directement l’entreprise soit sur son compte courant soit sur un compte bloqué dédié à ces dépenses. Dans ce dernier cas, il n’y a pas d’avance de frais… et donc pas de remboursement.
5. Faciliter la comptabilité
La carte corporate est conçue pour s’intégrer facilement avec les outils de gestion des dépenses existants.
Que vous utilisiez un logiciel de comptabilité, un système de gestion des notes de frais ou tout autre outil, vous pouvez généralement connecter les transactions réalisées avec votre carte bancaire corporate pour automatiser le processus de suivi des dépenses.
Cela permet d’économiser du temps et de réduire les erreurs liées à la saisie manuelle des données.
6. Bénéficier d’avantages supplémentaires
Outre la gestion simplifiée des dépenses, la carte corporate offre souvent des avantages supplémentaires pour les entreprises.
Ces avantages peuvent inclure des programmes de récompenses, du cashback, des remises sur les achats professionnels, des assurances pour les voyages d’affaires, etc.
Ces programmes font partie des critères à étudier dans le choix de votre prestataire et sont un avantage complémentaire pour réduire le coût global des dépenses professionnelles.
En choisissant une carte corporate pour la gestion des dépenses d’entreprise vous pouvez donc :
Gagner du temps sur le temps de traitement des dépenses
Économiser sur le coût de traitement, et, en faisant respecter votre politique d’achats, limiter les abus
Faciliter le remboursement des frais engagés par les collaborateurs, voire les éliminer et ainsi améliorer votre politique de marque employeur
Recentrer les équipes sur leur cœur de métier en limitant le temps perdu sur des tâches à faible valeur ajoutée
La carte corporate est-elle faite pour votre entreprise ?
Vous connaissez maintenant les 6 raisons pour lesquelles de nombreuses organisations choisissent la carte bancaire corporate pour mieux gérer leurs dépenses entreprise.
Ce type de carte entreprise permet de :
- Limiter les dépenses excessives
- Sécuriser les transactions
- Simplifier le processus de gestion de la dépense
- Réduire les délais de remboursement des collaborateurs
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